Руководитель административного отдела

КРАТКО О ВАКАНСИИ:

Сейчас мы в поисках Руководителя административного отдела. Ключевые задачи на этой должности: управление процессами административного отдела, выстраивание системы документооборота (в том числе посредством автоматизации).

МЫ ОЖИДАЕМ ОТ КАНДИДАТА:

• Высшее образование;

• Опыт работы на управленческой позиции в административно-хозяйственной сфере от 3 лет, с командой не менее 2 человек;

• Понимание процессов и опыт работы по блокам:

1. Входящий и исходящий документооборот и делопроизводство (за исключением работы с клиентами), в том числе на базе 1С ДО или других систем,

2. Обеспечение офиса (канцелярские товары, бытовая химия, техника, мебель, вода и т.д.),

3. Travel-поддержка,

4. Эксплуатация офиса (взаимодействие с арендодателями, УК, организация ремонтов, клининг и т.д.)

5. Служба ресепшн (прием звонков, встреча гостей, заказ пропусков и т.д.)

6. Выполнение поручений подразделений (сканирование документов, составление отчетов, организация переговоров, проверка реестров)

• Уверенное владение MS Office, опыт работы с 1С:ERP и Smartway - как плюс.

ЧЕМ ПРЕДСТОИТ ЗАНИМАТЬСЯ:

• Управление командой отдела (распределение задач, обучение, мотивация, контроль исполнения);

• Автоматизация системы делопроизводства компании (поставщики товаров и услуг для внутреннего использования), регламентация и оптимизация процессов документооборота на базе имеющихся технических инструментов;

• Организация блока "travel-поддержка": бронирование билетов, гостиниц, визовое сопровождение для сотрудников и партнеров компании (в том числе с помощью travel-агентства);

• Организация и контроль хозяйственных закупок для офисов компании (центральный офис в Москве + несколько небольших региональных офисов) и склада, поиск и работа с подрядчиками и поставщиками товаров/услуг;

• Управление офисной инфраструктурой, взаимодействие с арендодателями по всем вопросам (аренда, коммунальные услуги, ремонт, клининг и т.д.);

• Сервисы для сотрудников: такси (заказ и администрирование кабинета), курьерская доставка (свои курьеры + Major и т.д.) и других;

• Контроль бюджета отдела, анализ и оптимизация расходов, отчетность.

МЫ ПРЕДЛАГАЕМ:

• Оформление в соответствии с ТК РФ, трудовой договор бессрочный. Заработная плата белая (уровень дохода обсуждается по результатам собеседования);
• График работы – пятидневная неделя с гибким началом рабочего дня (с 8:00, 9:00 или 10:00), офис на ул. Правды, д.26 (м. Савеловская 5-7 минут пешком от метро);
• В пятницу рабочий день сокращен на 1 час;
• Возможен гибрид не более 2 дней/неделю (действует для сотрудников, отработавших в компании более 1 года);
• Дополнительный выходной в день рождения (с возможностью перенести его на другой день);
• Полис ДМС, страхование от несчастных случаев и при выезде за рубеж после окончания испытательного срока;
• Компенсация транспортных расходов в размере 2184 руб. (до вычета налога) после окончания испытательного срока, при работе в комбинированном режиме 1000 руб. (до вычета налога) в месяц на оплату интернета.