Требования
Ищем человека, который умеет не просто выполнять поручения, а самостоятельно организовывать процессы и доводить вопросы до результата.
Для нас важно:
• опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, операционным или административным менеджером;
• высокий уровень самостоятельности: способность разобраться в задаче, определить порядок действий, найти исполнителей и проконтролировать результат;
• системность и умение одновременно вести большое количество разноплановых задач без потери сроков и договоренностей;
• развитые навыки планирования и контроля: календарь, дедлайны, напоминания, реестры, долгосрочные задачи;
• уверенная работа с документами: договоры, счета, акты, первичная документация, доверенности, деловая переписка, электронный документооборот;
• базовая финансовая грамотность: понимание счетов, оплат, задолженности, расходов, бюджетов и взаиморасчетов с контрагентами;
• уверенное владение Excel / Google Таблицами, календарями, CRM и системами постановки задач. Опыт работы в Bitrix24 будет преимуществом;
• умение профессионально взаимодействовать с бухгалтерией, юристами, подрядчиками, IT-специалистами, водителями, арендодателями, курьерскими и иными сервисными службами;
• хорошие коммуникативные навыки: корректное общение с клиентами, партнерами, кандидатами и сотрудниками;
• способность самостоятельно решать административно-хозяйственные вопросы: от организации ремонта и закупок до контроля состояния офиса;
• внимательность к деталям и документам. Умение замечать проблему до того, как она превратится в срочную;
• грамотная устная и письменная речь;
• высокий уровень ответственности и конфиденциальности;
• спокойное отношение к многозадачности и периодически возникающим срочным вопросам;
• готовность брать на себя ответственность за участок работы, а не ограничиваться формулировкой «я передал информацию».
Особенно ценим
• привычку фиксировать договоренности и контролировать их исполнение;
• умение выстраивать понятные таблицы, реестры, инструкции и регламенты;
• способность оптимизировать повторяющиеся процессы и предлагать более удобный способ работы;
• умение самостоятельно находить подрядчиков, сравнивать условия, договариваться и контролировать качество;
• инициативность без необходимости постоянного контроля со стороны руководителя.
Эта позиция подойдет человеку, который получает удовлетворение от порядка: когда документы на месте, платежи не потеряны, встречи не забыты, подрядчики проконтролированы, офис работает, а руководителю не приходится держать все эти вопросы в голове.