На делопроизводителя сервисной службы возлагаются следующие функции:
Для выполнения возложенных на него функций, делопроизводитель сервисной службы обязан:
- Вести почту СС, принимать и регистрировать заявки на ремонт, КТС, КЭП, гидравлические испытания диагностику медицинского оборудования итд . в CRM системе Okdesk, распределять письма по ответственным, оформлять гостиницы, приобретать авиа, жд билеты и пополнять депозитные счета по ним.
- Работать с платформой 1C:
1)оформление командировок;
2)заказы поставщикам.
- Работать с системой учета заявок «Okdesk» (создание заявок, назначение ответственных сотрудников, изменение статусов и.т.д)».
- Работать с инженерными актами (учет в журналах, передача оригиналов и копий актов ввода в экспл. Шабан А.О, отправка копий инженерных актов (рентген службы) Чикову К.О., хранение оригиналов в отдельных папках, хранение сканов в папке на компьютере).
- Принимать оборудования на ремонт, выдавать с ремонта (оформлять акты приема/передачи оборудования с/без ремонта).
- Отправлять оборудование на ремонт производителю (вызов курьера, упаковка, занесение информации в журнал учета отправленного оборудования).
- Работа с гарантийными заявками.
- Взаимодействовать с транспортными компаниями (по телефону, почте).
- Принимать звонки по телефону и распределять их по ответственным.
- Вести табель учета рабочего времени сервисной службы.
- Веси информацию по дням рождениям сотрудников СС.
- Оформлять приказы, распоряжения СС.
- Участвовать в оформлении нормативно-правовой базы СС (инструкции, положения, регламенты, приказы, блок-схемы, и.т.д).
- Контролировать правильность заполнения авансовых отчетов, заявок на выдачу денежных средств (отправлять по почте в бухгалтерию).
- Подавать показания приборов учета секретарю в главном офисе.
- Выдавать инженерные акты под роспись (печать на каждой копии).
- Собирать информацию по потребностям сотрудников в канцтоварах, униформе итд.
- Обеспечивать офис канцтоварами, необходимыми инструментами, униформой итд.
- Заказывать воду, вызывать мастера по замене картриджей.
- Выводить в личном кабинете Ирбис таблицу ГСМ для Заместителя генерального директора по СС (в конце каждого месяца).
- Забирать документы с офиса на Проспекте Победы и Гарифа Ахунова, передавать документы в главный офис (ул. Профессора Камая, д.15а), заполнять журналы о сдаче.
- Взаимодействие с помощником арендодателя на Гарифа Ахунова.